Der er mange potentielle faldgruber i implementering af digital teknologi. Det kan handle om, at teknologien ikke fungerer som ønsket eller forventet, at medarbejderne ikke får den nødvendige introduktion og forståelse af teknologien, at den indføres for hurtigt, eller at medarbedjerne har ringe indflydelse.
- Teknologien kan skuffe brugernes forventninger: Der kan være forskel på de drømme, man har om teknologien, når man udvikler, kravspecificerer eller anskaffer den, og den funktionalitet og brugervenlighed, den endelige løsning besidder. Der kan også følgeet usynligt og uventet ekstraarbejde.
”Teknologien udgør et benspænd, når det ikke virker – man må altid have en plan B. I perioder presser det en meget at skulle forberede sig dobbelt. Noget af det, der ville skabe tryghed, var, at det virkede – og at man havde bedre IT-support.” (TR, folkeskole)
- En uhensigtsmæssig eller utilstrækkelig implementering kan være en kilde til både frustrationer og øget arbejdsbelastning. Det kan fx være, fordi procedurer og rutiner ikke er på plads, når det nye system indføres, eller der mangler ressoourcer til support og oplæring.
- For højt forandringstempo og hyppige skift i systemer og versioner kan i sig selv
være belastende for medarbejderne, fordi de hele tiden skal vænne sig til noget nyt, næsten før de er blevet fortrolige med ”det gamle”. - God inddragelse kan øge medarbejdernes motivation: Netop fordi digitalisering påvirker medarbejderens hverdag og arbejdsmiljø, er det vigtigt, at de føler sig ordentlig informeret om og inddraget i implementeringen.
Tre vigtige spørgsmål
|
Sådan kan I gribe dialogen an
Inddrag medarbejderne i at lægge en realistisk implementeringsplan, som blandt andet skal
sikre:
- At gennemtestningen af systemet er så tæt på den reelle arbejdssituation, hvor den skal bruges, som muligt.
- At der er tilstrækkelig tid og ressourcer til test, implementering, konfigurering og uddannelse.
- At medarbejderne involveres i den konkrete tilrettelæggelse af test, dataoverførsel, uddannelse, pilotforløb mv.
- At der etableres en god kommunikation om indmelding af fejl og udmelding af revisioner af systemet.
- At implementeringen bliver set og gennemført som en fælles læreproces, hvor der er plads til fejl, og hvor frustrationer er tilladt.
Inddrag medarbejdere i at tilrettelægge gode rammer for, at alle kan blive fortrolige med
de nye systemer og arbejdsgange. Lad dem fx bidrage til:
- At finde måder, hvorpå medarbejderne kan stifte bekendtskab med teknologien og eksperimentere med dens muligheder.
- At afprøve uddannelsesmaterialer og metoder, før de rulles ud over hele organisationen.
- At tilrettelægge uddannelse og opfølgning på uddannelse, herunder uddannelse af nye medarbejdere.
- At sikre, at uddannelsesindsatsen tager højde for forskelle i medarbejdernes kompetencer, læringsstil og -tempo.
Læs mere i hæftet 'Digitalisering på uddannelsesinstitutioner'.